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PowerPoint使用技巧

    

(1)突破20次的撤消極限

PowerPoint的“撤消”功能為文稿編輯提供了很大方便。但PowerPoint默認的撤銷操作次數卻只有20次。單擊PowerPoint窗口左上角的“Office按鈕”,再單擊“PowerPoint選項”,選擇“高級”菜單中的“編輯選項”,在“最多可取消操作數”中設置你需要的次數即可。不過要注意,PowerPoint最多允許撤消操作150次。

(2)自動更新幻燈片的日期和時間

依次執行“插入”→“頁眉和頁腳”,選擇“幻燈片”標簽下的“日期和時間”復選框,選擇“自動更新”后設置日期和時間格式,最后單擊“全部應用”或“應用”按鈕即可。這樣以后每次打開文件,系統都會自動更新日期與時間。

(3)消除幻燈片的背景顏色和圖案

為了備課需要,我們常常需要借用別的老師PPT課件中的一部分幻燈片,這些幻燈片的設計模板與背景圖常與自己的不一樣,這時可以首先將其還原為原來的白色的幻燈片,然后再利用。方法是:首先,打開“設計”菜單下的“背景樣式”,選擇合適的樣式后再選擇“隱藏背景圖形”。

(4)快速制作字幕上下移動動畫

大家一定看到過電影上出現的字幕上下移動的效果吧!用PowerPoint來實現這樣的效果非常輕松。方法是:插入一個橫排文本框并輸入字幕文字,調整文本框的寬度略小于幻燈片的寬度,并將它拖動到幻燈片上方居中的位置。用鼠標選定這個文本框,并為它添加“進入”/“其他效果”/“華麗型”/“字幕式”的自定義動畫,單擊“確定”按鈕后,就能實現字幕上下移動的效果。

(5)讓對象連續閃爍

在 PowerPoint中可以利用“自定義動畫”來讓對象閃爍,方法如下:先選定要閃爍的對象,給該對象添加“強調/華麗型”中的“閃爍”自定義動畫效果,雙擊“自定義動畫”列表中的該效果,在彈出的快捷菜單中選擇“計時”,再設置合適的速度和重復次數即可。

(6)解決課文朗讀配音難題

用PowerPoint制作英語課件時,要實現“聽力配課文”的功能,如果課文很長,將課文內容放在一張幻燈片上,學生根本看不到文字提示。如果放到多張幻燈片上,又必須把聲音文件按幻燈片內容進行截取。其實,我們可以將課文錄音當作背景聲音來處理,并結合“排練計時”解決這個問題。實現方法如下:①在課文聽力部分插入錄音,并設置為自動播放;②設置聲音的自定義動畫為“停止播放在N張幻燈片后”,N是課文文字內容的幻燈片總數;③從“幻燈片放映”菜單中選擇“排練計時”,使幻燈片的切換與錄音相符。

(7)對圖片做點小手術

我們常會遇到這樣的問題: 圖片素材從整體效果來看,基本滿足要求,但是圖片局部有不太符合要求的地方,想去掉這塊,如果這種不合要求的部分面積不大,且周圍背景顏色為單一顏色時,就不必動用龐大的圖像處理軟件,只需插入一個比需要修改的部分面積略大的矩形或其他自選圖形(視需要遮擋的形狀而定), 然后將這個插入圖形的顏色通過“設置自選圖形格式”調整成與周圍背景顏色相同即可。

(8)給圖片減肥

插入圖片后,我們會發現PPT課件會變得非常龐大。這時需要壓縮這些圖片,有一個很簡單的方法:單擊圖片工具欄上的壓縮圖片按鈕。若要壓縮演示文稿中的所有圖片,請選中文檔中的所有圖片單選按鈕。若要進一步減小文件大小,可以利用“裁剪”功能剪掉圖片中的多余部分。

(9)防止PPT課件被誤修改

一是加密文檔。單擊窗口左上角的Office按鈕圖標,在彈出的快捷菜單中指向“準備”后執行“加密文檔”命令,給PPT加上可靠的密碼進行保護。

二是限制訪問。單擊窗口左上角的Office按鈕圖標,在彈出的快捷菜單中指向“準備”后再指向“限制權限”,然后執行“限制訪問”命令。

(10)將聲音文件無限制打包到PPT文件中

幻燈片打包后可以到沒有安裝PPT的電腦中運行,如果鏈接了聲音文件,則默認將小于100KB的聲音素材打包到PPT文件中,而超過該大小的聲音素材則作為獨立的素材文件。其實我們可以通過設置就能將所有的聲音文件一起打包到PPT文件中。方法是:單擊窗口左上角的Office按鈕圖標,再單擊“PowerPoint選項”,選擇“高級”選項后在“保存”選項卡中將“鏈接聲音文件”改大即可。

(11)創建交互式效果

放映PPT課件時的默認順序是按照幻燈片的先后次序進行,但通過對幻燈片中的元素進行“動作設置”或“超鏈接”,可以改變線性放映方式,從而提高課件的交互性。

①利用動作按鈕交互

所謂“動作”是指在放映過程中,單擊畫面中事先插入的動作按鈕,幻燈片的放映立即按照事先的設置跳轉或者鏈接到一個指定的幻燈片、外部的演示文稿、用其他軟件制作的動畫或者另外的靜止畫面等,待這些過程結束后,單擊鼠標又馬上返回到剛才的“斷點”繼續往前放映。利用動作按鈕實現交互的方法如下:
打開演示文稿后,定位到需要設置動作的幻燈片。

單擊“插入”菜單,在“繪圖”選項組中單擊“形狀”選項,然后在列表中選擇“動作按鈕”組中的一個形狀,將鼠標移到幻燈片編輯區按下左鍵拖動繪制出動作按鈕。在彈出的“動作設置”對話框中選擇“單擊鼠標”或者“鼠標移過”選項卡,即可在其中設置跳轉的動作,完成后單擊“確定”按鈕退出設置。

如果是鏈接到另外的幻燈片或者其他視頻文件,應選擇“超鏈接到”單選按鈕,單擊右側的下拉箭頭,然后在列表框中選擇要鏈接到的幻燈片或者文件。如果是轉到某個程序的執行,應選擇“運行程序”單選,然后在右側文本框中輸入要運行的程序所在的全路徑和程序文件名。若不記得路徑,可單擊“瀏覽”按鈕選擇這個要運行的程序文件。

提示:在一張幻燈片中設置了多個動作,僅僅靠用鼠標單擊來觸發,往往會控制不好,使得動作效果不理想。經過簡單的設置可以讓多個動作自動連續進行。在制作完當前幻燈片上所有動作后,如果希望動作二在動作一后自動進行,只需在主窗口右邊的任務窗格中單擊選擇該動作二(如果沒有出現任務窗格,只需要用鼠標單擊一個對象,在“動畫”選項功能組中選擇“自定義動畫”就可以了),然后右擊動作二右邊的向下箭頭,在彈出菜單里執行“從上一項之后”。如果想連續進行多個動作,只需要先按下Ctrl 鍵,然后用左鍵選擇所有希望連續的動作,同樣運用上面的方法執行“從上一項之后”命令。

②利用圖形、文本對象交互

在要設置動作的圖形對象上單擊選中或者選定要設置動作交互的文本,到“插入” 功能區單擊“動作”選項按鈕,打開“動作設置”對話框,在對話框中的設置與上文所述完全一致。

③利用超鏈接交互

利用“超鏈接”同樣實現交互式放映,其功能與前述“動作”交互類似,只是設置環境有些差別而已。方法是選中插入“超鏈接”的對象(文本、圖片、形狀等),在“插入”功能區單擊“超鏈接”選項按鈕,也可以直接右擊對象后在快捷菜單中選擇“超鏈接”命令,會彈出“插入超鏈接”對話框。在彈出的對話框中進行超鏈接的目標的指定等設置,最后單擊“確定”按鈕退出。

“鏈接到”下方的“原有文件或網頁”包含3個選項。“當前文件夾”指你剛才使用的文件夾下的對象列表,“瀏覽過的網頁”指近段時間打開過的網頁,“最近使用過的文件”指在近段時間打開過的所有文件。“本文檔中的位置”僅限于當前文檔的標題列表(必須是本軟件認可的標題樣式),若幻燈片中沒有規范的標題則依次編為“幻燈片×× ”。“新建文檔”指你可以立即新建一個文檔作為超鏈接的目標,在文件名文本框中一定要輸入全路徑,否則將找不到。

“電子郵件”指可以指定一個完整的E-Mail賬戶,最近若使用過多個電子郵件地址,會在下部的列表框中顯示,便于選擇。

提示:若選定的是文本,則在“要顯示的文字”框中出現重寫的文本內容,若選定的是圖形對象則文本該框不可用。單擊“屏幕顯示”按鈕會彈出“對話框”,在其中輸入放映時鼠標指向這個對象處顯示的屏幕提示文本,只要鼠標指針一進入該區域就會顯示提示文本,以即時幫助你了解超鏈接的目標是什么。

(12)去除超級鏈接文字中的下劃線

對文字設置超鏈接,如果使用模板提供的標題框、文本框會導致超鏈接的文字出現下劃線,影響美觀。我們可以自己添加文本框,然后選擇整個文本框(注意:不是選擇文本框中的文字),再對文本框進行超鏈接,這樣的超鏈接不會出現下劃線,單擊后文字也不會變色,而且出現手型圖標的區域也增大了,方便我們單擊。需要注意的是:文本框不能是標題或副標題文本框。


 
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